Fattura elettronica: cos’è e come funziona

Comprendere cos’è e come funziona la fattura elettronica è fondamentale quando si richiedono agevolazioni ed incentivi che richiedono la rendicontazione delle spese sostenute.

Cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento digitale che sostituisce la tradizionale fattura cartacea.

Si tratta quindi di un file in formato XML con delle caratteristiche precise.

Dove trovare la fattura elettronica

Per poter scaricare la fattura elettronica puoi accedere al tuo software di fatturazione elettronica ed individuare i file specifici. Purtroppo ogni software posiziona questi file in punti diversi ed occorre cercare.

Solitamente per la rendicontazione delle agevolazioni sono necessari entrambi i dati (originale e metadati)

La fattura elettronica può essere salvata in formato xml oppure in formato p7m (un file firmato digitalmente) che contiene un file xml.

In alternativa si può accedere al sito Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle entrate >> https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

Accedere alla sezione Consultazione >> Fatture elettroniche e altri dati IVA

ed accedere al dettaglio della fattura

a questo punti si potranno scaricare i due file (originale e metadati)

Come funziona la fattura elettronica

La fattura elettronica deve essere emessa in formato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio standard che consente di strutturare i dati in modo omogeneo e interoperabile.

Il formato XML della fattura elettronica è definito da uno specifico tracciato, chiamato FatturaPA, che stabilisce le informazioni obbligatorie e facoltative da inserire.

La fattura elettronica deve essere inviata al Sistema di Interscambio (SDI), una piattaforma informatica gestita dall’Agenzia delle Entrate, che si occupa di ricevere, controllare e trasmettere le fatture elettroniche ai destinatari.

Il SDI assegna un codice identificativo univoco alla fattura elettronica e ne verifica la validità formale.

In caso di esito positivo, il SDI trasmette la fattura al destinatario, che può riceverla tramite il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o tramite un codice identificativo (codice destinatario) associato a un canale telematico. In caso di esito negativo, il SDI restituisce la fattura al mittente con l’indicazione degli errori da correggere.

Il destinatario della fattura elettronica ha l’obbligo di conservarla in formato digitale per 10 anni, secondo le modalità previste dalla normativa vigente. Anche il mittente deve conservare una copia della fattura elettronica inviata, che può essere scaricata dal portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate o dal proprio software di gestione.

Come emettere una fattura elettronica

Per emettere una fattura elettronica è necessario disporre di alcuni requisiti:

• Un codice fiscale o una partita IVA
• Un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o un codice destinatario
• Un software di fatturazione elettronica o un servizio online che permetta di generare il file XML della fattura
• Un sistema di conservazione digitale delle fatture o un servizio online che lo offra

Esistono diverse modalità per emettere una fattura elettronica:

• Utilizzare un software di fatturazione elettronica installato sul proprio computer o dispositivo mobile, che permetta di compilare i dati della fattura, generare il file XML, inviarlo al SDI e ricevere l’esito. Alcuni software offrono anche la funzione di conservazione digitale delle fatture.
• Utilizzare un servizio online di fatturazione elettronica, accessibile tramite un sito web o un’applicazione, che offra le stesse funzionalità del software ma senza bisogno di installare nulla. Alcuni servizi sono gratuiti, altri a pagamento.
• Utilizzare il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, che permette di compilare i dati della fattura direttamente online, generare il file XML, inviarlo al SDI e ricevere l’esito. Il portale offre anche la funzione di conservazione digitale delle fatture.

Fattura elettronica: vantaggi e svantaggi

La fattura elettronica presenta numerosi vantaggi rispetto alla fattura cartacea, sia per i soggetti emittenti che per quelli riceventi. Tra i principali vantaggi ci sono:

• La semplificazione dei processi di emissione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture
• La riduzione dei costi di stampa, spedizione, archiviazione e smaltimento delle fatture
• La maggiore sicurezza e tracciabilità delle fatture, grazie al controllo del SDI e alla firma digitale
• La riduzione degli errori e delle incongruenze tra le dichiarazioni fiscali e le fatture emesse o ricevute
• La possibilità di accedere alle fatture in qualsiasi momento e luogo, tramite il portale Fatture e Corrispettivi o il proprio software di gestione

La fattura elettronica presenta anche alcuni svantaggi o criticità, che possono essere superati con una buona organizzazione e una adeguata formazione. Tra i principali svantaggi ci sono:

• La necessità di dotarsi di strumenti tecnologici adeguati per emettere, ricevere e conservare le fatture
• La dipendenza dalla connessione internet e dalla disponibilità del SDI
• La necessità di aggiornarsi sulle norme e sulle modalità operative della fatturazione elettronica
• La possibilità di incorrere in sanzioni in caso di mancata emissione, trasmissione, ricezione o conservazione delle fatture

Fattura elettronica: domande frequenti

Per concludere questo articolo, rispondiamo ad alcune domande frequenti sulla fattura elettronica:

• Chi deve emettere la fattura elettronica? Tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia che effettuano operazioni tra privati o con la pubblica amministrazione, a prescindere dal regime fiscale o dalla forma giuridica.

• Chi deve ricevere la fattura elettronica? Tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia che ricevono operazioni da privati o dalla pubblica amministrazione. Sono esclusi i consumatori finali.

• Come si comunica il proprio indirizzo PEC o il proprio codice destinatario? Si può comunicare il proprio indirizzo PEC o il proprio codice destinatario al proprio fornitore o cliente tramite qualsiasi mezzo (telefono, email, fax, lettera). In alternativa, si può registrare il proprio indirizzo PEC o il proprio codice destinatario nell’Indice dei Destinatari della Fatturazione Elettronica (IDEFE), un archivio pubblico gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Fattura elettronica: come gestire il cassetto fiscale

Il cassetto fiscale è uno spazio virtuale messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per ogni contribuente, dove è possibile consultare e gestire le proprie fatture elettroniche e altri documenti fiscali. Per accedere al cassetto fiscale è necessario autenticarsi con le proprie credenziali (SPID, CIE o CNS) e selezionare la sezione “Fatture e Corrispettivi”. Qui si possono visualizzare le fatture emesse e ricevute, scaricare i file XML, controllare gli esiti del SDI e gestire le impostazioni relative alla fatturazione elettronica.

Fattura elettronica: tracciato e tipo documento

Il tracciato della fattura elettronica è un insieme di regole che definiscono la struttura del file XML da inviare al SDI. Il tracciato include campi obbligatori, come i dati anagrafici del mittente e del destinatario, l’importo totale, l’aliquota IVA, la descrizione dei beni o servizi forniti, e campi facoltativi, come i dati di pagamento o le condizioni di consegna. Il tipo documento indica la natura della fattura (es. Fattura, Nota di credito, Nota di debito) e deve essere specificato nel file XML.

Risorse utili